Time Management – Kako da boljim upravljanjem vremenom smanjite stres

Upravljanje sopstvenim vremenom nije nemoguć zadatak. To je jednostavna tehnika, i budete li je koristili i pridržavali se plana,  vrlo brzo ćete uvideti kako izvršavate mnogo više obaveza, kako ste bolje organizovani i manje iscrpljeni, a ujedno fokusirani na ono što radite, što doprinosi boljem obavljanju posla.

Na prvi pogled, mnogi od zadataka sa kojima se svakodnevno susrećemo izgledaju podjednako hitno i važno. Ali, ako malo bolje pogledate, videćete da mnoge od hitnih aktivnosti koje smo uključili u stvari nisu mnogo važne gledano dugoročno. U isto vreme, stvari koje su nam mnogo važnije, poput rada na sebi i svojim veštinama, sticanja boljeg obrazovanja i provođenja vremena sa porodicom često nam nisu na prvom mestu.

Da bi se vaš život drastično poboljšao, potrebno je da se pridržavate sledećih pravila:

–  Analizirajte kako trošite svoje vreme. U tu svrhu vodite dnevnik aktivnosti 7 dana i popišite sve aktivnosti koje obavljate u tom periodu, od poslovnih, preko porodičnih, do spavanja, obroka, tuširanja, vežbanja i slično. Tako ćete najbolje sagledati koje vam aktivnosti oduzimaju previše vremena, a kojima treba da se više posvetite.

–  Planirajte svaki svoj dan. Planiranje će vam pomoći da postignete mnogo više u životu, kao i da imate bolju kontrolu nad njim. Uvek sastavljajte pisani plan svojih dnevnih obaveza. Na taj način ćete imati bolji uvid u njih, i zapamtite, nemojte se oslanjati na memoriju i biti od onih koji sve pamte a lako zaboravljaju. Spisak vas oslobađa stresa koji nastaje kada pokušavate da se setite šta sve treba da uradite i bespotrebnog trošenja dragocenog vremena.

–  Naučite da razlikujete važne poslove od hitnih poslova. Hitni poslovi zahtevaju vašu trenutnu pažnju. Ali, ako ste stalno usmereni na hitne poslove i odlažete na stranu važne poslove, naći ćete se u problemima, a vaš život će neprestano biti napet i pod stresom. S druge strane, ako biste više vremena posvetili važnim poslovima, brzo biste došli u situaciju da imate mnogo manje hitnih poslova.U tu svrhu nacrtajte jednostavan krug za upravljanje vremenom i dnevnim aktivnostima u koji ćete upisivati dnevne poslove po važnosti i urgentnosti i koji će vam pomoći da efikasnije trošite  i kontrolišete svoje vreme:


Aktivnosti koje spadaju u crveno polje su i hitne i važne i treba odmah da budu izvršene. Bez oklevanja. Što više aktivnosti bude u crvenom polju, veća je šansa da „sagorite“ na poslu. Zbog toga je važno žuto polje, u koje spadaju aktivnosti koje su važne ali nisu urgentne. Jako je bitno da ove poslove obavite na vreme i sprečite njihov prelazak u crveno polje, to jest da pored važnosti postanu i hitne i neodložne, što vam dodatno povećava napetost.

Poslovi u plavom polju su hitni ali ne mnogo bitni, poput svakodnevnih telefonskih razgovora, pospremanja radnog stola, fajlova u kompjuteru i slično. I ove poslove treba obaviti na vreme kako biste dobili više slobodnog vremena. I konačno, belo polje, gde su nevažni poslovi koji nisu hitni. Nažalost, često im posvećujemo više vremena oduzimajući tako vreme za važne poslove iako neki od njih ne moraju nikada da budu izvršeni. Preporuka: obratite posebnu pažnju na poslove u žutom polju i posvetite im najviše vremena ako želite da dostignete svoje životne i profesionalne ciljeve. I svake večeri napravite spisak dnevnih aktivnosti za sutrašnji dan, a onda ih razvrstajte u krug za upravljanje vremenom.  Na taj način ćete osigurati da čak i kada imate vrlo malo vremena uvek završite najvažnije stvari i poslove, čije bi vas neizvršavanje dovelo u probleme i imalo trajne posledice. Ključ efektivnog upravljanja vremenom je u planiranju i postavljanju prioriteta u izvršavanju poslova.

Najbolje je da poslednjih pola sata dana iskoristite za planiranje aktivnosti za naredni dan. Na taj način ćete otići mnogo opušteniji na spavanje.

Nemojte trošiti suviše vremena na minorne stvari i aktivnosti trudeći se da ih obavite perfektno. Takođe, krajnje je vreme da prestanete sa aktivnostima na koje traćite vreme (beskrajno surfovanje na netu, ćaskanje preko telefona…). Šokirali biste se kada biste shvatili koliko ste vremena proćerdali radeći nevažne i nebitne stvari.

Uvek prvo razmotrite svoj planirani raspored i ciljeve pre nego što prihvatite dodatni posao. Kažite NE nebitnim zadacima.

Dobro procenite koliko vam je vremena potrebno za obavljanje nekog posla i obavezno ostavite dovoljno vremena da bi posao bio kvalitetno urađen. Poslovi koje radite prvi put zahtevaju uvek više vremena zbog eventualnih grešaka i korekcija.

–  Velike poslove podelite na više manjih. Biće vam mnogo lakše, a sa završetkom svakog manjeg posla stičete samopouzdanje i osećanje uspešnosti zbog ispunjenja plana.

–  Budite fleksibilni. Treba da naučite da se prilagodite nepredviđenim situacijama. Ponekad će hitno morati da zameni planirano.

Kad god ste u prilici vraćajte se svojim planovima da biste proverili šta ste uradili, a šta vas još čeka. Što budete bolje upravljali svojim vremenom i svojim obavezama bićete efikasniji, produktivniji i manje pod stresom.

Napomena: Ovaj moj autorski tekst je sa malim izmenama objavljen u magazinu Vita  u maju 2010. godine.

O Ilija Trbovic

Business Solutions & Management Consulting Services
Ovaj unos je objavljen pod Menadžment i označen sa , , , . Zabeležite stalnu vezu.

8 reagovanja na Time Management – Kako da boljim upravljanjem vremenom smanjite stres

  1. Duško Paunković kaže:

    Kao i u svemu ostalom, ispostavlja se da je uvođenje sistema u raspodelu vremena pravi način za bolje iskorišćavanje sopstvenih resursa. Iako je za prihvatanje sistema i njegovo sprovođenje u delo neophodna izvesna radna energija, pokazuje se da se njeno takvo trošenje višestruko isplati. Moglo bi se reći da je ono – siguran ulog. Naime, uz malo utrošene radne energije – na održavanje sistema za raspodelu vremena – oslobađa se ogromna količina „zarobljene“ radne energije, koja može biti upotrebljena neuporedivo efikasnije. Tekst Ilije Trbovića nam kratko, jasno i nenametljivo nudi primenljiv način da se izvučemo iz haotičnog i, naizgled, bezizlaznog stanja u našim obavezama s kojim se suočavamo svakog dana.

  2. Dejan Djordjevic kaže:

    dr Dejan Djordjević
    Upravljanje vremenom je pitanje od izuzetne važnosti za savremeni menadžment. Novi uslovi poslovanja zahtevaju od menadžera da se ponašaju odgovorno, kako prema drugima, tako i prema sebi. Jedan od najvećih teoretičara menadžmenta, Piter Draker, naglašava – delotvornost je navika, tj skup utvrđenih postupaka, a postupke je uvek moguće naučiti.

  3. Snežana kaže:

    Izuzetan tekst koji nam skreće pažnju na to da u životu ne treba bez osvrtanja grabiti napred jer to može dovesti do neispunjenja ciljeva. Naprotiv, ostavljanje malog prostora u vremenu za sebe i osmišljavanje strategije kako da ispunimo sopstvene želje i očekivanja izuzetno je važno kako za menadžere, tako i za one koji to nisu. Štaviše, tekst je verovatno vrlo koristan i za školarce i njihove roditelje….

  4. „Nemojte trošiti suviše vremena na minorne stvari i aktivnosti trudeći se da ih obavite perfektno.“ Kada to naucim, ceo svet ce biti moj:)

  5. Aleksandar Đukanović kaže:

    Dobra organizacija i selekcija poslova su neophodne za efikasno funkcionisanje svake individue koja ima bilo kakve obaveze. Izuzetno koristan tekst iz koga bi se mogla izroditi i cela mala naučna disciplina, koja bi kao školski predmet bila od velike koristi modernom društvu.

  6. Dragana kaže:

    Sjajan i koristan tekst!!! Sve cestitke autoru.

  7. Zorica kaže:

    Svaka čast i pohvale. Veliki je uspeh vreme koristiti na pravi način.

Ostavite odgovor

Popunite detalje ispod ili pritisnite na ikonicu da biste se prijavili:

WordPress.com logo

Komentarišet koristeći svoj WordPress.com nalog. Odjavite se / Promeni )

Slika na Tviteru

Komentarišet koristeći svoj Twitter nalog. Odjavite se / Promeni )

Fejsbukova fotografija

Komentarišet koristeći svoj Facebook nalog. Odjavite se / Promeni )

Google+ photo

Komentarišet koristeći svoj Google+ nalog. Odjavite se / Promeni )

Povezivanje sa %s